Dentro del tejido empresarial de nuestro país, nos encontramos con un sector que cuenta con una gran cantidad de empresas y profesionales autónomos que se dedican al sector de la formación y la actividad docente. Podemos encontrarnos con academias de enseñanza, colegios de primaria, institutos de secundaria, universidades, centros infantiles, autoescuelas, centros de formación, etc.
Este tipo de entidades poseen numerosas obligaciones en materia de protección de datos. Según su tipología, puede ser que trabajen con datos personales de menores, fotografías, videograbaciones, cesión de datos a empresas privadas, a organismos públicos, uso de redes sociales e internet, accesos remotos a cámaras de videovigilancia, plataformas de moddle o e-learning.
Evidentemente se tratan y almacenan grandes cantidades de datos personales, a través de los expedientes académicos de los alumnos, donde además en algunas ocasiones se pueden extraer información sensible como datos de salud, alergias, necesidades educativas especiales, posibles discapacidades, circunstancias sociales, expedientes disciplinarios de los alumnos, documentación judicial familiar, etc.
Además no son pocas las ocasiones en las que nos encontramos con que este tipo de empresas contratan a terceras empresas para la realización de parte de las actividades que prestan, como por ejemplo, empresas de actividades extraescolares, transporte de alumnos, catering, informáticos para el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones y plataforma educativas o e-learning, profesionales autónomos docentes…
Problemáticas del sector respecto a la LOPD:
En el departamento jurídico de consultoría de GrupoIWI hemos atendido, desde hace ya muchos años, numerosas cuestiones en relación a este sector de actividad. Dichas cuestiones jurídicas han ido cambiando según avanzan el desarrollo de la sociedad de la información y las nuevas tecnologías. La irrupción de las redes sociales en nuestra sociedad ha ido necesitando de un control y asesoramiento en cuanto a la utilización de estos medios de comunicación por parte de la empresa privada.
Debido a esto hemos tenido que redactar multitud de textos específicos para mantener a nuestros clientes siempre en el lado del cumplimiento de la LOPD. Destacando de entre todos estos:
- Avisos legales y políticas de privacidad para páginas web y blogs.
- Consentimientos para la utilización de videograbaciones de alumnos en clase y su posterior utilización como material docente.
- Cláusulas informativas en matriculas e inscripciones.
- Avisos legales en campañas de marketing o emailing.
- Elaboración de contratos entre centros formativos y encargados del tratamiento externos.
- Condiciones generales de utilización de foros y chats en plataformas educativas…
- Consentimientos para la utilización de imágenes de menores para múltiples finalidades.
Respecto a este último tipo de consentimiento, creemos que precisa una mención aparte, ya que el transcurso y evolución del tiempo y el desarrollo de las nuevas tecnologías a las que hacíamos referencia al principio de artículo, han ido marcando la necesidad de nuevos tipos de consentimientos.
Al principio, y a día de hoy también se siguen redactando, fuimos desarrollando consentimientos para la captación y utilización de las fotografías para la elaboración de murales, material educativo, o publicaciones internas del centro como memorias o revistas.
Poco a poco nos fueron pidiendo consentimiento para la publicación de dichas fotografías en redes sociales y páginas web del centro, lo cual precisó de nuevos consentimientos expresos por parte de los alumnos o de sus tutores legales.
La más reciente de las necesidades en materia de consentimiento legal para el tratamiento de las imágenes ha sido la utilización de aplicaciones de mensajería instantánea, tipo Whatsapp, donde se pueden enviar fotografías, crear grupos de padres y/o alumnos e incluso acceder a información de los integrantes del grupo.
José Luis Fernández Peña
Auditor / Consultor en GrupoIWI Protección de Datos
